การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของมหาวิทยาลัยพะเยา

Abstract

การศึกษาวิจัยเรื่อง การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของมหาวิทยาลัยพะเยา E-document Application: the Case study of University of Phayao มีวัตถุประสงค์ เพื่อวิเคราะห์องค์ความรู้ในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยพะเยา เพื่อศึกษาการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยพะเยาในปัจจุบัน และเพื่อเสนอแนะแนวทางการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เพื่อให้เกิด ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน จำนวน 42 หน่วยงาน เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยเป็นแบบสัมภาษณ์ จากการศึกษาพบว่า ผู้วิจัยสรุปผลการวิจัยออกเป็น 3 ประเด็น คือ ประเด็นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นไม่ว่าจะเป็นระบบออกเลขได้อัตโนมัติมีระบบคุมทะเบียนรับ–ส่ง ระบบสามารถค้นหาไฟล์หนังสือได้รวดเร็ว ประเด็นความพึงพอใจต่อระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถค้นหาไฟล์หนังสือได้รวดเร็ว ช่วยได้มากเมื่อเทียบกับวิธีปฏิบัติงานแบบเก่า ระบบช่วยในการเก็บไฟล์เอกสารเป็นระเบียบง่ายต่อการค้นหา การแยกหมวดหมู่ทำให้ทำงานสะดวกสามารถสนับสนุนการทำงานให้ด้านธุรการให้ทำงานได้ง่ายขึ้น ระบบช่วยลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่าย และลดขั้นตอนการลงทะเบียนด้วยสมุดคุม เมื่อปฏิบัติจริง ง่ายต่อการใช้งาน ประเด็นความคาดหวังต่อระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คิดว่าระบบควรมีความเสถียร และสามารถทำงานได้ครอบคลุมทุก ๆ ด้านเกี่ยวกับงานสารบรรณ หน่วยงานทุกหน่วยงานภายในควรให้การยอมรับเอกสารที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยที่ไม่ต้องนำเอกสารฉบับจริงในการอ้างอิง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะการทำงานคล้าย ๆ กับการทำงานแบบเดิมให้มากที่สุด ลดความยุ่งยาก ซับซ้อนในการใช้งานเพื่อให้เกิดความต้องการใช้งานมากยิ่งขึ้น พัฒนาให้พร้อมและมีทีมงานที่สามารถอำนวยความสะดวกได้ตลอดเวลา มีความปลอดภัยของเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บข้อมูลที่เป็นความลับสามารถแยกความสำคัญของเอกสารได้